PENGEMBANGAN IDE PROYEK

PENGEMBANGAN IDE PROYEK

1.      Identifikasi dan Formulasi Proyek

Langkah pertama dalam siklus proyek adalah mengidentifikasi isyu yang mungkin dapat ditangani oleh suatu proyek. Biasanya untuk ini diperlukan ‘penilian kebutuhan’ untuk mengetahui apa saja kebutuhan masyarakat dan siapa saja yang terpengaruh. Hanya pada waktu kita mengetahui apa yang dibutuhkan oleh masyarakat, kita dapat merancang proyek yang efektif. ‘Penilaian Kebutuhan’ ditindak lanjuti dengan ‘penilaian kapasitas’ untuk mengetahui kekuatan apa saja yang dimiliki oleh masyarakat tersebut yang dapat digunakan untuk menangulangi masalah yang ada. Proyek harus bertujuan untuk memperkuat kelemahan yang ada. Beberapa orang memilih untuk mengunakan istilah ‘appreciative enquiry’ dari pada ‘penilaian kebutuhan’ dan ‘penilaian kapasitas’. Dalam hal ini, proses dimulai dengan ‘penilaian kapasitas’ dengan bertanya kepada masyarakat untuk mengidentifikasi sumber daya yang dimiliki dan harapan mereka untuk mengunakannya di kemudian hari.

Ø Mengidentifikasi

1.      Menentukan cakupan proyek langkah untuk mengembangkan sebuah rencana  proyek (produk or jasa untuk pelangan) Menggunakan daftar cakupan proyek:. Sasaran proyek Deliverabel Milestone Persyaratan teknis Batasan dan perkecualian Tinjauan ulang dengan pelanggan

2.      Menetapkan prioritas proyek kualitas dan sukses sebuah proyek umumnya ditentukan jika proyek memenuhi dan atau melebihi harapan pelanggan dan atau manajer puncak dalam hal biaya (anggaran), waktu (jadwal) dan kinerja (cakupan) proyek. a. batasan kriteria b. peningkaan kriteria c. kriteria yg diterima

3.      Membuat WBS (Work Breakdown Structure) sekali cakupan dan deliverable telah dikenali, pekerjaan proyek dapat dibagi menjadi elemen-elemen pekerjaan yg lebih kecil. (peta proyek) a. pengelompokan WBS b. bagaimana WBS membantu manajer proyek - membantu membuat rencana, jadwal, dan anggaran.

4.      Mengintegrasikan WBS dan Organisasi Bagian integral dari WBS adalah menentukan unit-unit organisasi yg bertanggungjawab melakukan pekerjaan. Dalam praktik, hasil akhir dari proses tersebut adalah organization breakdown structure (OBS) Tujuan OBS Menyediakan suatu kerangka untuk meringkas kinerja unit organisasi, mengidentifikasi unit organisasi yang bertanggung jawab untuk paket kerja dan mengikat unit organisasi kepada akun pengendalian biaya.

Ø Formulasi

           Formulasi adalah bentuk penyederhanaan situasi nyata menjadi bentuk  matematis,formulasi memiliki 5 tahap implementasi sebagai berikut :

1.      Pengumpulan dan Analisis Keterangan Strategis. Adalah tugas para eksekutif organisasi untuk dapat menilai kecenderungan-kecenderungan yang terjasi pada saat ini dan yang akan datang baik dari segi eksternalnya (pasar, persaingan, teknologi, regulasi, dan keadaan ekonomi).

2.      Formulasi Strategi. Tim ini pulalah harus memeriksa beberapa masa depan alternatif dan menyeleksinya serta menciptakan profil atau visi strategis yang berfokuskan pada ke sembilan pertanyaan tersebut.

3.      Perencanaan Proyek Induk Strategis. Dengan menggunakan metode management proyek yang canggih dan benar dimana rencana disusun, dijelaskan, diprioritaskan, ditahap-tahapkan, dijadwalkan, disumberdayakan dan diimplementasikan serta dipantau (diawasi), maka proyek-proyek tersebut dapat dioptimalkan dalam suatu portofolio.

4.      Implementasi Strategi. Tahap ini adalah tahap pelaksanaan (implementasi) yang mana kualitas suatu proyek sangat diharuskan. Untuk itu dibutuhkan suatu sistem komunikasi yang handal, cepat dan akurat yang dimulai dari tingkat rendah (lower management) hingga ke tingkat yang tinggi (top management).

5.      Pemantauan, Peninjauan dan Pembaharuan Strategi. Di tahap ini dibutuhkan indikator internal (kemajuan di bidang tujuan dan langkah strategis, kemajuan proyek) maupun indikator eksternal (validitas asumsi dasar yang menjadi penciptaan visit.

Ø Latar belakang:

a)      Metologi

b)      Cara Kerja

2.      Bimbingan Proyek Kerja

        Bagaimana membangun kerja sama antara pihak swasta dan pemerintah

3.      Pencarian Dana Subsidi

        Mencari bantuan kepada Pemerintah untuk modal usaha

4.      Project Konsultasi

        Mengkosultasikan atau membicarakan proyek kepada ahlinya untuk membicarakan proyek dan agar mendapat bimbingan

5.      Supaya Ide Tampil

a)      Belajar

b)      Latihan

c)      Mengikuti bimbingan proyek kerja

d)     Investigasi

e)      Eksekusi

TIM KERJA

1.   Definisi Tim Kerja

Tim merupakan kumpulan dari beberapa orang yang bekerja sama secara solid yang terlibat oleh system dalam rangka mencapai tujuan organisasi.  Tim Kerja merupakan peleburan berbagai pribadi yang menjadi satu pribadi untuk mencapai tujuan bersama. Tujuan tersebut bukanlah tujuan pribadi, bukan tujuan ketua tim, bukan pula tujuan dari pribadi yang paling populer di tim.

Dalam sebuah tim yang dibutuhkan adalah kemauan untuk saling bergandeng-tangan menyelesaikan pekerjaan. Bisa jadi satu orang tidak menyelesaikan pekerjaan atau tidak ahli dalam pekerjaan A, namun dapat dikerjakan oleh anggota tim lainnya. Inilah yang dimaksudkan dengan kerja tim, beban dibagi untuk satu tujuan bersama.

Mengapa dibentuk Tim?

1.      Menyelesaikan pekerjaan lebih mudah dan cepat

2.      Bekerja sama

3.      Rasa aman

4.      Diakui (pengakuan)

5.      Interkasi dan afiliasi

6.      Kekuasaan

Tahapan pembentukan Tim:

1.      Forming (pembentukan)

Fase awal dimana keadaan ketidakpastian akan tujuan

2.      Storming (merebut hati)

Demikian adanya konflik intra kelompok anggota menerima keberatan kelompok tetapi menolak pengendalian oleh individu tertentu.

Fase ini berakhir menolak pengendalian oleh

3.      Permofing (melaksanakan)

Fase ini memperlihatkan funsi kelompok berjalan dengan baik dan diterima oleh anggota.

4.      Anjourming (pengakhiran)

Fase ini merupakan fase terakhir yang ada pada kelompok yang bersifat temporer.

Yang didalam nya tidak lagi berkenaan dengan pelaksanaan tugas tugas, tetapi dengan berakhirnya kegiatan.

2.      Pembagian Peran Kepemimpinan

Agar suatu Tim menjadi efektif suatu tim diharapkan terdiri dari orang-orang yang ditempatkan pada posisi yang benar benar sesuai dengan kompetensinya. Suatu kelompok harus mempunyai:

1.      Seorang Pemimpin (ketua),

yaitu pemikir yang disiplin yang bertugas mengkordinir Tim, memelihara keseimbangan usaha dn menjadi titik tumpu Tim dalam mejaga posisi mereka.

2.      Seorang Pembentuk,

orang yang memiliki kemampuan untuk memberikan dinamika dan pengarahan kepada Tim,menyediakan motivasi,kreatif.

3.      Seorang Pemikir,

yang dapat menyediakan gagasan bagi kemajuan Tim.

4.      Seorang Pengevaluasi,

yang dapat mengevaluasi permasalahan yang ada hasil kerja Tim.

5.      Seorang Penyelidik,

yang menyediakan informasi dan jejaring social serta relasi.

3.      Beberapa Masalah Utama Dinamika TIM KERJA

·         Kepemimpinan

Masalah kepemimpinan bersifat strategis karena dapat menentukan efektif tidak nya proses kelompok.

·         Pengambilan Keputusan dan Pemecahan Masalah

Pengambilan keputusan dan pemecahan masalah biasanya merupakan inti dari tugas atau misi klompok. Pengambilan keputusan kelompok didalam praktek biasanya lebih banyak sulitnya daripada mudahnya

·         Komunikasi

Komunikasi merupakan kumpulan dari para individu yang berinteraksi satu sama lain sehingga masalah komunikasi memegang pesan sentral

·       Konflik

Perbedaan kepentingan dan harapan-harapan yang ada didalam kelompok boleh jadi tidak dapat dihindari. Hal ini berpotensi menjadi konflik sehingga sasaran yang ditetapkan gagal dicapai atau bahkan bisa membuyarkan kelompok itu sendiri.

4.   Jenis Tim Kerja

      Menurut Daft (2000) jenis teamwork terdiri dari enam jenis, yaitu:

·         Tim Formal

Tim formal adalah sebuah tim yang dibentuk oleh organisasi sebagai bagian dari struktur organisasi formal

·         Tim Vertikal

Tim  vertikal  adalah  sebuah  tim  formal  yang  terdiri  dari  seorang  manajer  dan beberapa orang bawahannya dalam rantai komando organisasi formal.

·         Tim Horizontal

 Tim horizontal adalah sebuah tim formal yang terdiri dari beberapa karyawan dari  tingkat hirarki yang hampir sama tetapi berasal dari area keahlian yang berbeda.

·         Tim dengan Tugas Khusus

Tim dengan tugas khusus adalah sebuah tim yang dibentuk di luar organisasi formal untuk menangani sebuah proyek dengan kepentingan atau kreativitas khusus.

·         Tim Mandiri

Tim Mandiri adalah sebuah tim yang terdiri dari lima hingga dua puluh orang pekerja dengan beragam keterampilan yang menjalani rotasi pekerjaan untuk menghasilkan sebuah produk atau jasa secara lengkap, dan pelaksanaannya diawasi oleh seorang annggota terpilih

·         Tim Pemecahan Masalah

Tim pemecahan masalah biasanya terdiri dari lima hingga dua belas karyawan yang dibayar perjam dari departemen yang sama, dimana mereka bertemu untuk mendiskusikan cara memperbaiki kualitas, efisiensi, dan lingkungan kerja.

5.   Manfaat dan Fungsi Tim Kerja

Bekerja dalam bentuk tim memiliki fungsi yaitu antara lain dapat merubah sikap, perilaku dan nilai-nilai pribadi serta dapat turut serta dalam mendisiplinkan anggota tim. Selain itu, bekerja dalam tim dapat dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan , merundingkan dan bernegoisasi.

1.       Manfaat Bekerja Dalam Tim

a)      Bagi Organisasi Tim

(1)    Meningkatkan produktivitas kerja.

(2)    Meningkatkan kualitas kerja.

(3)    Meningkatkan mentalitas kerja.

(4)    Meningkatkan kemajuan organisasi.

b)      Bagi Anggota Tim

(1)    Tanggung jawab atas pekerjaan ditanggung bersama.

(2)    Sebagai media aktualisasi diri.

(3)    Stres atau beban kerja berkurang.

2.       Tujuan Bekerja Dalam Tim

a)      Kesatuan Tujuan

Setiap anggota tim memiliki kesamaan visi,misi dan program kerja.

b)      Efisiensi

Setiap anggota tim menyelesaikan tugas atau pekerjaan secara cepat,cermat dan tepat tanpa pemborosan dan kecerobohan.

c)      Efektif

Setiap anggota tim memiliki tujuan yang jelas, memiliki keterampilan yang memadai, memiliki komitmen, saling percaya, memiliki komunikasi yang baik, memiliki kemampuan bernegoisasi, dan memiliki kemampuan yang tepat.